Kort svar
Drøftingsmøtet er ikke en formalitet. Det er arbeidsgivers viktigste arena for å teste faktum, lytte og dokumentere at prosessen faktisk har vært forsvarlig.
Før dere går i dialog med ansatte eller skriver nye dokumenter, bør dere ha kontroll på hvilket faktum og hvilke dokumenter møtet skal bygge på, hvordan arbeidstaker skal informeres og få reell mulighet til å svare og hvordan møtet skal dokumenteres i etterkant.
Når dette blir aktuelt
- når arbeidsgiver vurderer oppsigelse på grunn av forhold hos arbeidstaker
- når saken bygger på flere hendelser over tid
- når ledere er usikre på hva som må være klart før møtet gjennomføres
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilket faktum og hvilke dokumenter møtet skal bygge på | avgjør om møtet blir opplysende eller bare konfronterende |
| Hvordan arbeidstaker skal informeres og få reell mulighet til å svare | er viktig for at prosessen oppleves og er forsvarlig |
| Hvordan møtet skal dokumenteres i etterkant | reduserer risikoen for tvist om hva som faktisk ble tatt opp |
Slik bør dere gå fram
- Samle tidslinje, relevante hendelser og eventuelle tidligere tiltak før møtet innkalles.
- Formuler tema og grunnlag tydelig i innkallingen slik at arbeidstaker forstår hva møtet gjelder.
- Gjennomfør møtet med åpne spørsmål, lytt til arbeidstakers forklaring og test om faktum må nyanseres.
- Skriv referat eller notat raskt etter møtet og vurder om saken krever mer undersøkelser før beslutning.
Dokumenter og spor som bør være på plass
I personalsaker er prosess, tidslinje og skriftlighet ofte like viktige som selve vurderingen.
- innkalling til drøftingsmøte og eventuelle vedlegg
- tidslinje med hendelser, e-poster og annen skriftlig dokumentasjon
- notat eller referat fra møtet
- oversikt over tiltak eller vurderinger som gjøres etter møtet
Typiske feil
- arbeidsgiver går inn i møtet som om oppsigelsen allerede er bestemt
- grunnlaget kommuniseres for vagt til at arbeidstaker kan svare ordentlig
- det finnes ingen god dokumentasjon på hva som faktisk kom fram i møtet
Når bør dere få konkret hjelp?
Når faktum er omstridt, det er høy konflikt eller oppsigelsen kan få store konsekvenser for virksomheten, bør prosessen kvalitetssikres før beslutning tas.
Relaterte guider
- Rusmiddelpolicy og testing på jobb: hva kan arbeidsgiver gjøre?
- Trakassering og uønsket atferd: hvordan følge opp som arbeidsgiver?
- Endringsoppsigelse: når kan arbeidsgiver bruke det?