Kort svar
Mellomledd kan være forretningsmessig nødvendig, men de øker ofte risikoen fordi virksomheten mister direkte innsyn i kundekontakt, salg og lokale praksiser.
Før dere ruller ut nye policyer eller svarer tilsyn og interessenter, bør dere ha kontroll på hvilke risikoer som følger av mellomleddet i akkurat denne modellen, hvordan onboarding, avtale og løpende oppfølging bør se ut og hvordan avvik og røde flagg skal håndteres.
Når dette blir aktuelt
- når selskapet bruker eksterne salgsledd eller distributører
- når nye markeder nås via lokale partnere
- når ledelsen vil vite hvor kontrollnivået bør ligge uten å stoppe veksten
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilke risikoer som følger av mellomleddet i akkurat denne modellen | avgjør hvilke kontroller som er mest relevante |
| Hvordan onboarding, avtale og løpende oppfølging bør se ut | er viktig for å redusere blindsoner |
| Hvordan avvik og røde flagg skal håndteres | reduserer risikoen for at problemer oppdages for sent |
Slik bør dere gå fram
- Beskriv hvilke oppgaver agenten eller distributøren faktisk gjør på vegne av virksomheten.
- Vurder hvilken informasjon og hvilke kontroller dere trenger før avtale inngås.
- Skriv avtaler og rapporteringskrav som gir reelt innsyn i aktiviteten.
- Følg opp med kontroller og samtaler som er tilpasset risikoen i relasjonen.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Compliance fungerer best når ansvar, dokumentasjon og oppfølging er integrert i den daglige driften.
- partneravtale og due diligence-underlag
- beskrivelse av marked, rolle og godtgjørelsesmodell
- rapportering eller kontrollpunkter i den løpende oppfølgingen
- logg over røde flagg og hvordan de er håndtert
Typiske feil
- mellomledd vurderes bare kommersielt og ikke som compliance-risiko
- avtalen gir lite innsyn i hva partneren faktisk gjør
- oppfølgingen blir symbolsk etter signering
Når bør dere få konkret hjelp?
Når mellomleddet skal representere virksomheten i markedet, bør kontrollopplegget kvalitetssikres før samarbeidet skaleres.
Relaterte guider
- Internkontroll for små bedrifter: hva bør være på plass?
- Kontroller i betalinger, anskaffelser og godkjenninger: hva bør være standard?
- Tredjepartsrisiko: hvordan prioritere hva som må sjekkes først?