Kort svar
Mange bedrifter tror hvitvaskingsloven gjelder fordi de håndterer penger eller fakturaer. Det riktige spørsmålet er om virksomheten faktisk er rapporteringspliktig etter regelverket.
Typisk er det banker, betalingsforetak, forsikring, verdipapirforetak, eiendomsmeglere, regnskapsførere, revisorer og enkelte andre regulerte eller profesjonsbaserte tjenester som er omfattet. Vanlige handels-, teknologi- og tjenestebedrifter er ikke automatisk rapporteringspliktige bare fordi de mottar betaling eller kjenner kundene sine godt. Derfor bør dere avklare hvilken tjeneste virksomheten faktisk tilbyr, om virksomheten er underlagt tilsyn eller konsesjon på området og hvilke kontroller som uansett er nødvendige selv om loven ikke gjelder fullt ut.
Når dette blir aktuelt
- når kunder, bank eller styre spør om virksomheten følger hvitvaskingsloven
- når dere tilbyr finansnære, regnskapsnære eller mellommannsbaserte tjenester
- når selskapet bygger onboarding, kundekontroll eller risikovurdering og vil vite hvilket regelverk som faktisk styrer det
- når noen foreslår “AML-prosess” uten å ha avklart om virksomheten er rapporteringspliktig
Det dere bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilken konkret tjeneste virksomheten tilbyr | avgjør om dere i det hele tatt faller inn under regelverket |
| Om virksomheten er underlagt tilsyn, konsesjon eller profesjonsregler på området | gir en viktig pekepinn på om dere er rapporteringspliktige |
| Hvilke risiko- og kontrollbehov dere har uansett | gjør at dere ikke bygger for lite eller for mye |
Slik bør dere gå fram
- Beskriv tjenestene virksomheten faktisk selger, ikke bare hva dere kaller dere kommersielt.
- Test om tjenestene treffer en sektor eller virksomhetstype som normalt er rapporteringspliktig etter hvitvaskingsregelverket.
- Avklar om virksomheten også leverer andre tjenester som står utenfor loven, slik at dere ikke legger AML-krav på alt uten grunn.
- Hvis dere ikke er rapporteringspliktige, definer hvilke kontroller som fortsatt trengs for svindel, sanksjoner, kontraktsrisiko og kundescreening.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:
- beskrivelse av tjenestene virksomheten tilbyr og hvem kundene er
- vurdering av om virksomheten er rapporteringspliktig og hvorfor
- eventuelle konsesjoner, registreringer eller tilsynsforhold som er relevante
- oversikt over hvilke kontroller virksomheten skal ha uansett, selv hvis hvitvaskingsloven ikke gjelder direkte
- plan for ny vurdering hvis virksomheten utvider tjenestene sine
Typiske feil
- virksomheten antar at alle som sender faktura eller håndterer penger er rapporteringspliktige
- AML-rutiner kopieres fra bank eller regnskapsforetak uten at virksomheten er i samme kategori
- ledelsen blander sammen hvitvaskingsregelverket med generelle krav til kundeoppfølging og svindelkontroll
- virksomheten overser at enkelte tjenester kan være omfattet selv om hovedvirksomheten ikke er det
- ingen eier vurderingen, så spørsmål fra bank eller kunder besvares ulikt fra gang til gang
Når bør dere få konkret hjelp?
Få hjelp hvis virksomheten leverer tjenester nær finans, regnskap, revisjon, eiendom, betaling, virtuelle eiendeler eller selskapsadministrasjon, eller hvis bank, investor eller tilsyn allerede har stilt spørsmål om AML-plikter. Det samme gjelder hvis ulike deler av virksomheten tilbyr både omfattet og ikke-omfattet tjenesteinnhold.
Slik bruker dere guiden i praksis
For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på hvitvaskingsloven i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.
Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med risiko, ansvar, kontroll, dokumentasjon og forbedring, og fordel deretter oppgavene mellom ledelse, styre og den praktiske prosesseieren. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for rutiner som bare finnes på papir, svake kontroller og manglende bevis ved spørsmål fra kunder eller myndigheter.
Spørsmål som gir bedre avklaring
- Hvilken risiko skal rutinen eller kontrollen faktisk redusere?
- Hvem eier prosessen i hverdagen, og hvem følger opp avvik?
- Hvilke minimumskrav må være dokumentert for kunder, styre eller myndigheter?
- Hvordan kan kontrollen gjøres enkel nok til at den faktisk brukes?
- Når skal rutinen testes, oppdateres og rapporteres videre?
Et godt beslutningsgrunnlag bør vise
| Del | Hva bør stå klart |
|---|---|
| Risiko | hvilken faktisk risiko rutinen, kontrollen eller policyen skal redusere |
| Ansvar | hvem som eier oppfølgingen, og hvem som kontrollerer at den skjer |
| Bevis | hva bedriften kan vise frem hvis kunde, styre eller myndighet spør |
Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.
Relaterte guider
- Internkontroll for små bedrifter: hva bør være på plass?
- Screening av kunder, partnere og leverandører: hva bør vurderes?
- Sanksjonslister og eksportkontroll: hva bør bedriften sjekke?