Kort svar

Ansvar for compliance må fordeles slik at ledelsen eier arbeidet og styret får reell oversikt.

I praksis bør dere vurdere hvem som gjør hva i første og andre linje, hvilke saker som skal løftes til styret og hvordan rapportering og oppfølging skjer opp mot hverandre før dere låser dere til én løsning.

Når dette ofte blir aktuelt

  • når dere må ta stilling til hvem som gjør hva i første og andre linje
  • når valget får følger for hvilke saker som skal løftes til styret
  • når det er dyrt å være uklar på hvordan rapportering og oppfølging skjer

Det bedriften bør avklare først

SpørsmålHvorfor det betyr noe
Hvem som gjør hva i første og andre linjestyrer hvilke alternativer som faktisk er åpne
Hvilke saker som skal løftes til styretpåvirker økonomi, ansvar og gjennomføring
Hvordan rapportering og oppfølging skjeravgjør hvordan løsningen bør dokumenteres og følges opp

Praktisk framgangsmåte

  1. Beskriv hva dere vil oppnå og hvilke rammer som ikke kan brytes.
  2. Gå gjennom dagens avtaler, rutiner eller registreringer knyttet til hvem som gjør hva i første og andre linje.
  3. Avklar hvem som må involveres for å vurdere hvilke saker som skal løftes til styret.
  4. Dokumenter valgt løsning og oppfølging rundt hvordan rapportering og oppfølging skjer før dere setter den i verk.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

  • styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
  • registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
  • policyer, rutiner og styringsdokumenter som viser hvem som gjør hva
  • oversikter over risikoområder, leverandører og kontrollpunkter

Vanlige feil

  • valget tas for tidlig uten at konsekvensene er sammenlignet
  • ansvar for compliance blir liggende mellom flere stoler
  • virksomheten lager policyer som ikke brukes i reelle beslutninger

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når etterlevelse henger tett sammen med omdømme, leverandørkjeder, styreansvar eller alvorlige varslingssaker, bør struktur og dokumentasjon bygges med tydelig eierskap. Det gjelder særlig hvis valget får følger for eierskap, skatt, ansatte eller senere konflikter.

Relaterte guider

Offentlige kilder og videre lesning