Kort svar
Gaver, representasjon og sponsing virker ofte små hver for seg, men blir risikofylt når grensene er uklare og kontrollen varierer mellom team og markeder.
Før dere ruller ut nye policyer eller svarer tilsyn og interessenter, bør dere ha kontroll på hvilke situasjoner og beløp som krever særskilt kontroll, hvordan godkjenning og dokumentasjon bør fungere og hvordan virksomheten håndterer gråsoner og avvik.
Når dette blir aktuelt
- når virksomheten bruker slike virkemidler i salg eller relasjonsbygging
- når praksisen varierer mellom avdelinger eller land
- når ledelsen vil ha enklere kontroll uten å stanse all aktivitet
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilke situasjoner og beløp som krever særskilt kontroll | avgjør om rutinen blir treffsikker |
| Hvordan godkjenning og dokumentasjon bør fungere | er viktig for sporbarhet og likebehandling |
| Hvordan virksomheten håndterer gråsoner og avvik | reduserer risikoen for at praksisen sklir ut |
Slik bør dere gå fram
- Beskriv hvilke typer gaver, representasjon og sponsing som faktisk brukes i virksomheten.
- Sett noen få klare terskler for forhåndsgodkjenning, registrering og spørsmål oppover i linjen.
- Koble rutinen til utgiftsføring, attestasjon og lederoppfølging.
- Bruk avvik og gråsoner som grunnlag for justering av praksis og opplæring.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Compliance fungerer best når ansvar, dokumentasjon og oppfølging er integrert i den daglige driften.
- retningslinje for gaver, representasjon og sponsing
- godkjennings- og registreringsspor for konkrete tilfeller
- oversikt over terskler, ansvarlige og eventuelle unntak
- eksempler eller veiledning på typiske gråsoner
Typiske feil
- virksomheten lager brede prinsipper uten praktiske terskler
- utgiftsføringen og compliance-rutinen lever i hver sin verden
- gråsoner håndteres forskjellig avhengig av hvem som spør
Når bør dere få konkret hjelp?
Når slike ytelser er en del av salgs- eller partnerarbeidet, bør praksisen kvalitetssikres før enkeltsaker skaper større risiko.
Slik bruker dere guiden i praksis
For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på kontroll med gaver, representasjon og sponsing i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.
Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med risiko, ansvar, kontroll, dokumentasjon og forbedring, og fordel deretter oppgavene mellom ledelse, styre og den praktiske prosesseieren. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for rutiner som bare finnes på papir, svake kontroller og manglende bevis ved spørsmål fra kunder eller myndigheter.
Spørsmål som gir bedre avklaring
- Hvilken risiko skal rutinen eller kontrollen faktisk redusere?
- Hvem eier prosessen i hverdagen, og hvem følger opp avvik?
- Hvilke minimumskrav må være dokumentert for kunder, styre eller myndigheter?
- Hvordan kan kontrollen gjøres enkel nok til at den faktisk brukes?
- Når skal rutinen testes, oppdateres og rapporteres videre?
Et godt beslutningsgrunnlag bør vise
| Del | Hva bør stå klart |
|---|---|
| Risiko | hvilken faktisk risiko rutinen, kontrollen eller policyen skal redusere |
| Ansvar | hvem som eier oppfølgingen, og hvem som kontrollerer at den skjer |
| Bevis | hva bedriften kan vise frem hvis kunde, styre eller myndighet spør |
Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.
Relaterte guider
- Periodisk gjennomgang av policyer og rutiner: hvordan rigge det?
- Åpenhetsloven og innkjøp: hvordan rigge krav til leverandører
- Fullmakter, godkjenninger og signaturflyt: hvordan unngå rot