Kort svar

Leverandørdue diligence trenger ikke være tungt, men den må være prioritert og dokumenterbar.

Start med å kontrollere om dagens praksis faktisk dekker hvilke leverandører som bør undersøkes mest, hvilke spørsmål og bevis dere trenger og hvordan funn følges opp i avtale og drift.

Når dette ofte blir aktuelt

  • når virksomheten må avklare hvilke leverandører som bør undersøkes mest
  • når dere er usikre på om dagens praksis dekker hvilke spørsmål og bevis dere trenger
  • når ledelse eller styre trenger kontroll på hvordan funn følges opp i avtale og drift

Det bedriften bør avklare først

SpørsmålHvorfor det betyr noe
Hvilke leverandører som bør undersøkes mestviser om plikt eller risiko faktisk er utløst
Hvilke spørsmål og bevis dere trengerpeker på hvilke tiltak som haster mest
Hvordan funn følges opp i avtale og driftgjør det lettere å forklare og dokumentere vurderingen

Praktisk framgangsmåte

  1. Beskriv dagens praksis konkret før dere vurderer nye tiltak.
  2. Test om grunnlag, rutiner og dokumentasjon dekker hvilke leverandører som bør undersøkes mest.
  3. Lukk de største hullene først rundt hvilke spørsmål og bevis dere trenger.
  4. Sørg for løpende oppfølging og dokumentasjon av hvordan funn følges opp i avtale og drift.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

  • policyer, rutiner og kontrollspor som viser hva som faktisk gjøres
  • styre- eller ledelsesbehandling av vurderinger, funn og tiltak
  • oversikter over risikoområder, leverandører og kontrollpunkter

Vanlige feil

  • dagens praksis blir tatt for gitt uten at den testes mot faktiske krav og forhold
  • ansvar for compliance blir liggende mellom flere stoler
  • virksomheten lager policyer som ikke brukes i reelle beslutninger

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når etterlevelse henger tett sammen med omdømme, leverandørkjeder, styreansvar eller alvorlige varslingssaker, bør struktur og dokumentasjon bygges med tydelig eierskap. Det gjelder særlig hvis dere kan bli møtt med tilsyn, krav om innsyn, økonomisk tap eller personlig ansvar.

Relaterte guider

Offentlige kilder og videre lesning