Kort svar
Nye ansatte lærer virksomhetens faktiske standarder tidlig. Derfor bør onboarding gjøre retningslinjer og varslingskanaler forståelige, praktiske og enkle å bruke.
Før dere ruller ut nye policyer eller svarer tilsyn og interessenter, bør dere ha kontroll på hvilke budskap som bør inn i den første onboardingen, hvordan varslingskanaler og støttefunksjoner presenteres og hvordan onboarding kobles til videre oppfølging.
Når dette blir aktuelt
- når virksomheten vil styrke kultur og etterlevelse fra dag én
- når policyer finnes, men ikke brukes aktivt
- når nye ansatte skal forstå hvordan de tar opp bekymringer eller spørsmål
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilke budskap som bør inn i den første onboardingen | avgjør om nyansatte får med seg det viktigste |
| Hvordan varslingskanaler og støttefunksjoner presenteres | er viktig for at folk faktisk bruker dem |
| Hvordan onboarding kobles til videre oppfølging | reduserer risikoen for at budskapet forsvinner etter første uke |
Slik bør dere gå fram
- Velg ut de viktigste policyene og kanalene som alle nyansatte bør kjenne til fra start.
- Forklar kort hva de betyr i praksis og hvem man kan spørre ved tvil.
- Vis konkret hvordan varslingskanal eller andre rapporteringsveier brukes.
- Følg opp temaene i prøvetid eller tidlige ledermøter så det ikke blir engangsinformasjon.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Compliance fungerer best når ansvar, dokumentasjon og oppfølging er integrert i den daglige driften.
- onboardingplan og introduksjonsmateriell
- oversikt over sentrale policyer og varslingskanaler
- bekreftelse eller logg over gjennomført onboarding
- oppfølgingspunkter for leder eller HR etter første periode
Typiske feil
- nyansatte får mange dokumenter, men lite forklaring på hva som faktisk betyr mest
- varslingskanalen nevnes, men ingen viser hvordan den brukes
- oppfølgingen stopper etter første dag
Når bør dere få konkret hjelp?
Når virksomheten vil bygge kultur tidlig eller har mange nyansettelser, bør onboardingopplegget kvalitetssikres som del av styringssystemet.
Relaterte guider
- Avvikshåndtering og læring: hvordan bruke hendelser til forbedring?
- Opplæring i etikk og compliance: hvordan gjøre den relevant?
- Varslingskanal og granskning sett fra et compliance-perspektiv