Kort svar

Redegjørelsen etter åpenhetsloven blir best når den bygger på faktisk arbeid gjennom året, ikke en skriveøvelse i juni.

Start med å få kontroll på hva redegjørelsen minst må inneholde, hvordan arbeid og funn beskrives konkret og hvordan styret og ledelsen involveres, slik at ansvar, frister og dokumentasjon henger sammen.

Når dette ofte blir aktuelt

  • når dere skal gjennomføre et løp som berører hva redegjørelsen minst må inneholde
  • når ansvar, varsling eller frister rundt hvordan arbeid og funn beskrives konkret må avklares
  • når dere trenger et ryddig spor for hvordan styret og ledelsen involveres

Det bedriften bør avklare først

SpørsmålHvorfor det betyr noe
Hva redegjørelsen minst må inneholdeavgjør hva som må skje først
Hvordan arbeid og funn beskrives konkretsier noe om hvem som må involveres og varsles
Hvordan styret og ledelsen involveresreduserer risikoen for hull i dokumentasjonen

Praktisk framgangsmåte

  1. Lag en enkel plan med ansvar, frister og tydelige beslutningspunkter.
  2. Samle faktagrunnlag og dokumenter knyttet til hva redegjørelsen minst må inneholde.
  3. Avklar hvilke steg, varsler eller innsendelser som følger av hvordan arbeid og funn beskrives konkret.
  4. Kontroller at sluttresultatet også dekker hvordan styret og ledelsen involveres.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

  • policyer, rutiner og kontrollspor som viser hva som faktisk gjøres
  • styre- eller ledelsesbehandling av vurderinger, funn og tiltak
  • oversikter over risikoområder, leverandører og kontrollpunkter

Vanlige feil

  • ansvar for framdrift, varsling og signering er uklart
  • ansvar for compliance blir liggende mellom flere stoler
  • virksomheten lager policyer som ikke brukes i reelle beslutninger

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når etterlevelse henger tett sammen med omdømme, leverandørkjeder, styreansvar eller alvorlige varslingssaker, bør struktur og dokumentasjon bygges med tydelig eierskap. Det gjelder særlig hvis flere roller, formelle vedtak eller myndighetsmeldinger må koordineres samtidig.

Relaterte guider

Offentlige kilder og videre lesning