Kort svar

Screening av kunder, partnere og leverandører bør være risikobasert og knyttet til konkrete beslutninger.

Start med å kontrollere om dagens praksis faktisk dekker hvem som skal screenes, hvilke risikosignaler som betyr mest og hvordan funn påvirker videre samarbeid.

Når dette ofte blir aktuelt

  • når virksomheten må avklare hvem som skal screenes
  • når dere er usikre på om dagens praksis dekker hvilke risikosignaler som betyr mest
  • når ledelse eller styre trenger kontroll på hvordan funn påvirker videre samarbeid

Det bedriften bør avklare først

SpørsmålHvorfor det betyr noe
Hvem som skal screenesviser om plikt eller risiko faktisk er utløst
Hvilke risikosignaler som betyr mestpeker på hvilke tiltak som haster mest
Hvordan funn påvirker videre samarbeidgjør det lettere å forklare og dokumentere vurderingen

Praktisk framgangsmåte

  1. Beskriv dagens praksis konkret før dere vurderer nye tiltak.
  2. Test om grunnlag, rutiner og dokumentasjon dekker hvem som skal screenes.
  3. Lukk de største hullene først rundt hvilke risikosignaler som betyr mest.
  4. Sørg for løpende oppfølging og dokumentasjon av hvordan funn påvirker videre samarbeid.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

  • policyer, rutiner og kontrollspor som viser hva som faktisk gjøres
  • styre- eller ledelsesbehandling av vurderinger, funn og tiltak
  • oversikter over risikoområder, leverandører og kontrollpunkter

Vanlige feil

  • dagens praksis blir tatt for gitt uten at den testes mot faktiske krav og forhold
  • ansvar for compliance blir liggende mellom flere stoler
  • virksomheten lager policyer som ikke brukes i reelle beslutninger

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når etterlevelse henger tett sammen med omdømme, leverandørkjeder, styreansvar eller alvorlige varslingssaker, bør struktur og dokumentasjon bygges med tydelig eierskap. Det gjelder særlig hvis dere kan bli møtt med tilsyn, krav om innsyn, økonomisk tap eller personlig ansvar.

Relaterte guider

Offentlige kilder og videre lesning