En fakturatvist blir vanskeligere å løse når avtalen ligger i én innboks, leveransen i et prosjektverktøy og forklaringen på uenigheten bare er gitt muntlig. Lag en kort oversikt som viser hva partene er enige om, hva dere er uenige om, og hvilket underlag som støtter bedriftens vurdering.
Målet er å gjøre saken forståelig for den som skal følge den opp. En ryddig oversikt avgjør ikke hvem som har rett, men gjør det enklere å gi et presist svar og unngå at ulike medarbeidere handler ut fra forskjellige versjoner av saken.
Bygg en tidslinje med dokumenter
Start med bestilling eller avtale. Ta deretter med endringer, leveranse, eventuelle innsigelser, faktura og svar. Bruk dato og en kort forklaring ved hvert dokument. Skill fakta dere kan dokumentere fra vurderinger og antakelser.
| Dokument | Hva det kan avklare |
|---|---|
| Tilbud og aksept | Omfang, pris og forutsetninger |
| Endringsbestilling | Hva som ble avtalt i tillegg eller tatt ut |
| Leveransedokumentasjon | Tidspunkt, mengde og hva som faktisk ble levert |
| Faktura og kreditnota | Beløp og eventuelle korreksjoner |
| Skriftlig kommunikasjon | Når uenigheten ble meldt og hvordan den er besvart |
Ikke rediger originaldokumenter for å få dem til å passe med forklaringen. Lag heller et eget notat som peker til originalen og beskriver det dere mener er feil eller uklart.
Avgrens beløpet og begrunnelsen
«Vi er uenige i fakturaen» gir lite å arbeide videre med. Beskriv hvilke linjer eller deler av leveransen uenigheten gjelder, hva dere mener ble avtalt, og hva dere ber motparten avklare.
I et tenkt eksempel gjelder uenigheten ekstraarbeid på én del av et oppdrag, mens den opprinnelige leveransen ikke er omstridt. En oversikt bør vise begge delene separat. Hvordan betaling og regnskapsmessig behandling skal håndteres må vurderes ut fra avtalen og saken; beløpsoversikten er grunnlag for den vurderingen.
Gi saken én eier
Bestem hvem som svarer motparten, hvem som vurderer leveransen, og hvem som følger regnskapet. Noter neste handling og dato. Regnskapsansvarlig må vite at fakturaen er under avklaring, slik at en annen medarbeider ikke behandler den som en vanlig, uavklart rutinepost.
Unngå at saken blir liggende uten oppfølging fordi alle venter på noen andre. Når nye opplysninger kommer, oppdater tidslinjen og beløpsoversikten. Behold også tidligere versjoner av sentrale avklaringer når det er nødvendig for å forstå forløpet.
Koble avklaringen tilbake til regnskapet
Når partene kommer videre, må eventuelle korreksjoner kunne spores til faktura, kreditnota og betaling. Ikke slett dokumentasjon på en tidligere uenighet bare fordi saldobeløpet nå er null.
Aiak kan hjelpe med den regnskapsmessige oppfølgingen og dokumentasjonsflyten. Dersom selve kontraktsuenigheten trenger juridisk vurdering, bør den avklares med en rådgiver som kjenner avtalen. Det gir en tydelig arbeidsdeling og hindrer at en regnskapskorreksjon blir brukt som erstatning for å løse tvisten.
Fortsett med neste oppgave
Bruk e-postmalen for å bestride faktura skriftlig.
Du kan også lese om flere guider til tvister i bedrifter.