Kort svar
Cookies og analyseverktøy må vurderes sammen med hvordan dere faktisk sporer og profilerer brukerne.
Start med å kontrollere om dagens praksis faktisk dekker hvilke teknologier som er i bruk, om noe krever samtykke og hvordan informasjon og valg presenteres.
Når dette ofte blir aktuelt
- når virksomheten må avklare hvilke teknologier som er i bruk
- når dere er usikre på om dagens praksis dekker om noe krever samtykke
- når ledelse eller styre trenger kontroll på hvordan informasjon og valg presenteres
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvilke teknologier som er i bruk | viser om plikt eller risiko faktisk er utløst |
| Om noe krever samtykke | peker på hvilke tiltak som haster mest |
| Hvordan informasjon og valg presenteres | gjør det lettere å forklare og dokumentere vurderingen |
Praktisk framgangsmåte
- Beskriv dagens praksis konkret før dere vurderer nye tiltak.
- Test om grunnlag, rutiner og dokumentasjon dekker hvilke teknologier som er i bruk.
- Lukk de største hullene først rundt om noe krever samtykke.
- Sørg for løpende oppfølging og dokumentasjon av hvordan informasjon og valg presenteres.
Dokumentasjon som ofte avgjør
Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:
- beskrivelse av formål, datatyper og valgte grunnlag
- informasjonstekster, samtykkeløsning eller intern vurdering
- kartlegging av hvilke personopplysninger virksomheten behandler
- rutiner, policyer og avtaler som styrer behandlingen
Vanlige feil
- dagens praksis blir tatt for gitt uten at den testes mot faktiske krav og forhold
- virksomheten beskriver et formål, men jobber i praksis på en annen måte
- for mye data samles inn fordi ingen eier oppryddingen
Når bør dere hente konkret hjelp?
Når store datamengder, ansattdata, tredjelandsoverføring eller reell sikkerhetsrisiko er involvert, bør vurderingene forankres tydelig og sees samlet. Det gjelder særlig hvis dere kan bli møtt med tilsyn, krav om innsyn, økonomisk tap eller personlig ansvar.
Relaterte guider
- Samtykke: når fungerer det og når bør det unngås?
- Behandlingsgrunnlag: hvordan velge riktig grunnlag
- Kundedata i AI-verktøy: hva må bedriften avklare?