Kort svar
E-post og SMS er effektive kanaler, men bare når virksomheten vet hvem den kan kontakte, på hvilket grunnlag og hvordan avmelding og dokumentasjon skal fungere.
Før dere setter behandlingen i drift eller svarer den registrerte, bør dere ha kontroll på hvem virksomheten faktisk kan kontakte og hvorfor, hvordan samtykke, reservasjonsmulighet og segmentering håndteres og hvordan grunnlaget dokumenteres og holdes oppdatert.
Når dette blir aktuelt
- når bedriften bygger nyhetsbrev eller SMS-lister
- når salg ønsker å kontakte tidligere kunder bredt
- når markedsføringsverktøy og CRM bruker gamle samtykker og lister
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvem virksomheten faktisk kan kontakte og hvorfor | avgjør om markedsføringen har lovlig grunnlag |
| Hvordan samtykke, reservasjonsmulighet og segmentering håndteres | er viktig for å unngå ulovlig utsendelse |
| Hvordan grunnlaget dokumenteres og holdes oppdatert | reduserer risikoen for at gamle lister brukes feil |
Slik bør dere gå fram
- Kartlegg hvilke kontaktlister virksomheten har og hvordan de ble bygget opp.
- Skille mellom eksisterende kunder, potensielle kunder og andre mottakere i rutiner og systemer.
- Sørg for tydelig avmelding og ryddig logg over samtykker eller annet grunnlag.
- Rydd i gamle lister og stans utsendelser der grunnlaget er uklart.
Dokumenter og spor som bør være på plass
I personvernspørsmål er det ofte kombinasjonen av formål, tilgangsstyring og dokumentasjon som avgjør om rutinen holder.
- oversikt over markedsføringslister og opprinnelse
- samtykkelogg eller annen dokumentasjon på kontakthjemmel
- maler for utsendelser med tydelig avmelding
- intern rutine for segmentering og oppdatering av lister
Typiske feil
- gamle lister brukes fordi de allerede finnes i systemet
- samtykke og kundeforhold blandes sammen uten kontroll
- avmelding stopper i ett system, men ikke i de andre
Når bør dere få konkret hjelp?
Når listene er store eller flere verktøy og team sender ut kommunikasjon, bør oppsett og dokumentasjon kvalitetssikres før neste kampanje.
Relaterte guider
- Kundedata i AI-verktøy: hva må bedriften avklare?
- Profilering og segmentering av kunder: hva må bedriften vurdere?
- Kundeopplysninger i CRM: hva må bedriften ha kontroll på?