Daglig leder: rolle, ansvar og fullmakter

Kort svar

Daglig leder trenger tydelige rammer for ansvar og fullmakter, særlig når selskapet vokser og beslutningene blir flere.

I praksis bør dere vurdere grensen mellom styrets og daglig leders ansvar, hvilke fullmakter som bør dokumenteres og hvordan rapportering og oppfølging rigges opp mot hverandre før dere låser dere til én løsning.

Når dette ofte blir aktuelt

• når dere må ta stilling til grensen mellom styrets og daglig leders ansvar
• når valget får følger for hvilke fullmakter som bør dokumenteres
• når det er dyrt å være uklar på hvordan rapportering og oppfølging rigges

Det bedriften bør avklare først

Praktisk framgangsmåte

1. Beskriv hva dere vil oppnå og hvilke rammer som ikke kan brytes.
2. Gå gjennom dagens avtaler, rutiner eller registreringer knyttet til grensen mellom styrets og daglig leders ansvar.
3. Avklar hvem som må involveres for å vurdere hvilke fullmakter som bør dokumenteres.
4. Dokumenter valgt løsning og oppfølging rundt hvordan rapportering og oppfølging rigges før dere setter den i verk.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

• styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
• registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
• policyer, rutiner og kontrollspor som viser hva som faktisk gjøres
• styre- eller ledelsesbehandling av vurderinger, funn og tiltak

Vanlige feil

• valget tas for tidlig uten at konsekvensene er sammenlignet
• muntlige avklaringer erstatter formelle vedtak
• roller og fullmakter er uklare når noe haster

Slik bruker dere guiden i praksis

For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på daglig leder i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.

Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med vedtak, fullmakter, eierinteresser og registrering, og fordel deretter oppgavene mellom styret, daglig leder og eierne som skal fatte eller følge opp beslutningen. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for svake vedtak, uklare eierforhold og manglende samsvar mellom avtaler, protokoller og registre.

Spørsmål som gir bedre avklaring

• Hvilket organ skal beslutte saken: styret, generalforsamlingen eller daglig leder?
• Hvilke vedtekter, aksjeeieravtaler eller fullmakter setter rammer for beslutningen?
• Hvilke dokumenter må signeres, protokolleres eller meldes videre?
• Finnes det habilitet, minoritetshensyn eller særrettigheter som må håndteres?
• Hvordan sikrer dere at aksjeeierbok, avtaler og offentlige registreringer henger sammen?

Et godt beslutningsgrunnlag bør vise

Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når eiere er uenige, store verdier står på spill eller registreringer og skatt henger tett sammen, er det klokt å få en konkret vurdering før dere gjennomfører endringen. Det gjelder særlig hvis valget får følger for eierskap, skatt, ansatte eller senere konflikter.

Relaterte guider

• Fullmakt fra generalforsamlingen til styret: hva kan delegeres?
• Skriftlig behandling i styre og generalforsamling: når fungerer det?
• Endre styre, daglig leder eller forretningsadresse: hva må meldes?

Offentlige kilder og videre lesning

• Brønnøysundregistrene om aksjeselskap
• Brønnøysundregistrene om Samordnet registermelding
• Altinns dokumentmaler

Et naturlig neste tema etter Daglig leder: rolle, ansvar og fullmakter er Styreinstruks i AS: hva bør den dekke? , med flere praktiske kontrollpunkter.