Kort svar
Fullmakter kan gi styret nødvendig handlingsrom, men bare når rammene er tydelige nok til at eiere, styre og investorer forstår hva som faktisk er delegert.
Før dere gjennomfører vedtak, signering eller meldinger, bør dere ha kontroll på hva fullmakten skal brukes til og hvor langt den bør rekke, hvordan varighet, rammer og vilkår beskrives og hvordan styret bør rapportere tilbake om bruk av fullmakten.
Når dette blir aktuelt
- når selskapet vil handle raskere mellom generalforsamlinger
- når kapitalinnhenting eller andre beslutninger kan kreve fleksibilitet
- når eierne vil gi styret rom uten å miste kontrollen helt
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hva fullmakten skal brukes til og hvor langt den bør rekke | avgjør om den blir et godt styringsverktøy |
| Hvordan varighet, rammer og vilkår beskrives | er viktig for å unngå uklar bruk |
| Hvordan styret bør rapportere tilbake om bruk av fullmakten | reduserer risikoen for at delegasjonen blir en svart boks |
Slik bør dere gå fram
- Beskriv konkret hvilket behov fullmakten skal dekke og hvorfor vanlig vedtak ikke er nok.
- Avgrens fullmakten i tid, omfang og eventuelle betingelser.
- Sørg for tydelig behandling i generalforsamlingen og klar protokollføring.
- Bestem hvordan styret skal informere eierne hvis fullmakten brukes.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Dokumentrekken og tidspunktet for meldingene avgjør ofte om prosessen blir ryddig.
- utkast til fullmaktsvedtak med rammer og varighet
- generalforsamlingsprotokoll som viser delegasjonen tydelig
- styrenotat om når og hvordan fullmakten kan brukes
- rapportering eller informasjon til eiere hvis fullmakten brukes
Typiske feil
- fullmakten skrives for bredt fordi man vil ha fleksibilitet
- eierne forstår ikke hvilke beslutninger de faktisk slipper styret til på
- ingen har plan for rapportering tilbake når fullmakten brukes
Når bør dere få konkret hjelp?
Når fullmakten gjelder kapital, kontroll eller andre sensitive beslutninger, bør rammene kvalitetssikres før vedtak.
Slik bruker dere guiden i praksis
For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på fullmakt fra generalforsamlingen til styret i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.
Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med vedtak, fullmakter, eierinteresser og registrering, og fordel deretter oppgavene mellom styret, daglig leder og eierne som skal fatte eller følge opp beslutningen. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for svake vedtak, uklare eierforhold og manglende samsvar mellom avtaler, protokoller og registre.
Spørsmål som gir bedre avklaring
- Hvilket organ skal beslutte saken: styret, generalforsamlingen eller daglig leder?
- Hvilke vedtekter, aksjeeieravtaler eller fullmakter setter rammer for beslutningen?
- Hvilke dokumenter må signeres, protokolleres eller meldes videre?
- Finnes det habilitet, minoritetshensyn eller særrettigheter som må håndteres?
- Hvordan sikrer dere at aksjeeierbok, avtaler og offentlige registreringer henger sammen?
Et godt beslutningsgrunnlag bør vise
| Del | Hva bør stå klart |
|---|---|
| Beslutning | hvem som kan beslutte saken, og hvilket flertall eller samtykke som trengs |
| Dokumenter | hvilke protokoller, avtaler, vedtekter eller meldinger som må oppdateres |
| Eierhensyn | hvordan minoritet, habilitet, fullmakter og registreringer påvirkes |
Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.
Relaterte guider
- Endre styre, daglig leder eller forretningsadresse: hva må meldes?
- Generalforsamling i et lite AS: slik gjør du det ryddig
- Skriftlig behandling i styre og generalforsamling: når fungerer det?