En mellombalanse kan gi selskapet et nyere regnskapsgrunnlag for en beslutning. Den gir ikke i seg selv adgang til å overføre penger, kjøpe egne aksjer eller endre aksjekapitalen. Først må styret identifisere disposisjonen, lovbestemmelsen og hvem som har myndighet til å beslutte og gjennomføre den.
Brønnøysundregistrene nevner flere bruksområder. Listen må leses sammen med lovreglene, ikke som en regel om at alle kapitalendringer krever mellombalanse.
Start med hvilket grunnlag beslutningen trenger
| Sak | Rettslig utgangspunkt for AS | Hva styret bør avklare |
|---|---|---|
| Ekstraordinært utbytte | § 8-2 a | Balansedag, fastsettelse, revisjonsstatus og utdelingsramme |
| Ekstraordinært konsernbidrag | § 8-5 og reglene om utdeling | Selskapsrettslige vilkår og skattemessig behandling hver for seg |
| Fondsemisjon | § 10-20 | Om nyere tall skal erstatte sist godkjente årsregnskap |
| Kapitalnedsettelse | § 12-2 | Formål, kapitaldekning, kreditorvarsel og registrering |
| Egne aksjer | § 9-3 med øvrige regler i kapittel 9 | Beregningsgrunnlag, fullmakt og øvrige begrensninger |
| Lån, sikkerhet eller finansiell bistand | §§ 8-7 til 8-10 | Mottaker, sikkerhet, unntak og dokumentasjon |
| Avtale med nærstående | § 3-8 | Om bestemmelsen gjelder, og hvilke erklæringer som kreves |
Se aksjeloven og Altinns oversikt over lovgrunnlag for RR-0200 . En nyere balanse fjerner ikke krav om forsvarlig egenkapital og likviditet, habilitet eller vern av aksjonærer og kreditorer.
Ekstraordinært utbytte: vedtak og betaling er forskjellige trinn
For AS må balansedagen ligge høyst seks måneder før beslutningen. Mellombalansen fastsettes etter reglene for årsregnskap. Revisjon er hovedregelen; unntaket i § 8-2 a gjelder AS med registrert fravalg etter § 7-6.
Styret legger frem forslag, og generalforsamlingen fastsetter mellombalansen og beslutter utbyttet. Registrering og kunngjøring må være gjennomført før utdeling, ikke før selve utbyttebeslutningen. En protokoll som bare angir betalingsdato, uten å ta høyde for disse vilkårene, gir et svakt grunnlag for gjennomføring.
Hvis utdelingen bygger på siste godkjente årsregnskap, er det ikke ekstraordinært utbytte etter § 8-2 a bare fordi generalforsamlingen er ekstraordinær. Se også styrets kontroll ved utbyttebeslutninger .
Kapitalendring: to registre og flere vilkår
Mellombalansen sendes til Regnskapsregisteret. Selve kapitalendringen meldes til Foretaksregisteret etter reglene for transaksjonen. Ved fondsemisjon basert på mellombalanse må mellombalansen være registrert og kunngjort før kapitalforhøyelsen kan registreres.
Ved kapitalnedsettelse kan kreditorvarsel og melding om gjennomføring komme i tillegg. Se Brønnøysundregistrenes veiledning . En godkjent mellombalanse erstatter ikke dette løpet.
Fusjon og fisjon: skill mellom AS og ASA
Ikke overfør reglene for allmennaksjeselskaper automatisk til en vanlig fusjon mellom AS. Allmennaksjeloven § 13-8 har egne regler om mellombalanser ved eldre årsregnskap, halvårsrapport og samtykke. Ved fisjon må henvisningene og vilkårene i kapittel 14 vurderes. Avklar selskapsformer, dato for planen og mulige unntak før dokumentlisten fastsettes.
Dokumenter vurderingen, ikke bare konklusjonen
Saksmappen bør vise hvilken regnskapsversjon som brukes, balansedag, revisjonsstatus, beregningsgrunnlag og virkningen av tidligere disposisjoner. Ta med styrets vurdering av økonomien etter transaksjonen, protokoller og dokumentasjon på at vilkårene for gjennomføring er oppfylt.
Et eksempel er et AS som planlegger både utbytte og erverv av egne aksjer. Det er ikke tilstrekkelig å beregne hver transaksjon isolert mot samme disponible kapital. Vurder rekkefølge og samlet virkning før vedtakene legges frem.
Fra juridisk avklaring til ferdige regnskapstall
AIAKs mellombalanseguide forklarer regnskapsførerens arbeid og innsending. ReAIs gjennomgang av regnskapsgrunnlaget hjelper økonomiansvarlig å forberede tallene. Ved en komplisert omstrukturering bør regnskapsfører, revisor og juridisk rådgiver avklare arbeidsdelingen før styret binder selskapet.