Kort svar
Eierrepresentanter kan være en styrke i styret, men bare når alle er tydelige på når de opptrer som styremedlem og når de taler som eier.
Styret bør tidlig avklare når representanten opptrer som styremedlem og når som eier, hvordan interessekonflikter og habilitet håndteres og hvordan kommunikasjon mellom eiersiden og styret bør fungere.
Når dette blir aktuelt
- når styret består av grunnleggere eller investorrepresentanter
- når eierinteresser påvirker styrediskusjoner direkte
- når styret vil unngå utydelige forventninger og interessekonflikter
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Når representanten opptrer som styremedlem og når som eier | avgjør hvilke hensyn som skal veie tyngst i møtet |
| Hvordan interessekonflikter og habilitet håndteres | er viktig for tilliten til beslutningene |
| Hvordan kommunikasjon mellom eiersiden og styret bør fungere | reduserer risikoen for at saker avgjøres utenfor styrebordet |
Slik bør dere gå fram
- Snakk eksplisitt om hvilke forventninger som følger styrevervet og hvilke som hører hjemme på eiersiden.
- Bruk habilitetsvurderinger aktivt når saker treffer enkeltaksjonærer eller investorer særskilt.
- Hold viktige beslutninger i styre- eller eierorganer, ikke i uformelle sidekanaler.
- Dokumenter når rolleblanding har vært vurdert og hvordan den ble håndtert.
Dokumenter og spor som bør være på plass
Styresaker blir sjelden enklere av å vente; tydelig agenda, dokumentasjon og oppfølging er ofte det som reduserer risikoen.
- styreinstruks eller forventningsdokument til styremedlemmer
- protokoller med eventuelle habilitetsvurderinger
- oversikt over eierfora og hvilke saker som hører hjemme der
- kommunikasjonsrutine mellom styre og eierside
Typiske feil
- styremedlemmet forutsettes å representere eieren i alle saker uten refleksjon
- saker avgjøres i forkant mellom eiere og styret formaliserer bare etterpå
- habilitet vurderes først når noen reagerer
Når bør dere få konkret hjelp?
Når eiersiden er aktiv og styret håndterer konfliktfylte eller verdifulle saker, bør rollefordelingen kvalitetssikres tidlig.
Relaterte guider
- Hva gjør styret når beslutningsgrunnlaget er for svakt?
- Styreevaluering: hvordan gjøre den enkel og nyttig?
- Protokolltilførsel og uenighet i styret: hvordan håndtere det?