Eierstyring i små selskap: hva bør avklares mellom styre og eiere?

Kort svar

God eierstyring i små selskaper handler ofte om å rydde grensen mellom eiere, styre og ledelse før rollene flyter sammen.

I praksis bør dere vurdere hvem som tar hvilke beslutninger, hvordan konflikter og uenighet håndteres og hvordan eiere får informasjon uten å undergrave styret opp mot hverandre før dere låser dere til én løsning.

Når dette ofte blir aktuelt

• når dere må ta stilling til hvem som tar hvilke beslutninger
• når valget får følger for hvordan konflikter og uenighet håndteres
• når det er dyrt å være uklar på hvordan eiere får informasjon uten å undergrave styret

Det bedriften bør avklare først

Praktisk framgangsmåte

1. Beskriv hva dere vil oppnå og hvilke rammer som ikke kan brytes.
2. Gå gjennom dagens avtaler, rutiner eller registreringer knyttet til hvem som tar hvilke beslutninger.
3. Avklar hvem som må involveres for å vurdere hvordan konflikter og uenighet håndteres.
4. Dokumenter valgt løsning og oppfølging rundt hvordan eiere får informasjon uten å undergrave styret før dere setter den i verk.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

• styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
• registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
• styreprotokoller, saksunderlag og rapporteringspakker
• budsjetter, likviditetsoversikter og avviksrapporter

Vanlige feil

• valget tas for tidlig uten at konsekvensene er sammenlignet
• styret får rapporter, men ber ikke om det som mangler
• ansvar glir mellom eiere, styre og ledelse uten at det sies tydelig

Slik bruker dere guiden i praksis

For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på eierstyring i små selskap i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.

Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med grunnlag, vurdering, beslutning og oppfølging, og fordel deretter oppgavene mellom styreleder, daglig leder og styremedlemmene som trenger et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for svakt beslutningsgrunnlag, uklare protokoller og manglende oppfølging av risiko.

Spørsmål som gir bedre avklaring

• Hvilket beslutningsgrunnlag trenger styret før saken kan behandles?
• Hvilke alternativer, risikoer og økonomiske konsekvenser bør fremgå tydelig?
• Hva skal protokollen vise om vurderingen, uenighet og videre oppfølging?
• Hvem eier tiltakene etter styremøtet, og når skal styret få ny status?
• Er saken så vesentlig at eiere, revisor eller ekstern rådgiver bør involveres?

Et godt beslutningsgrunnlag bør vise

Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når beslutningen kan påvirke kreditorer, ansatte, eiere eller personlig ansvar, bør styret sikre seg et tydelig faktagrunnlag og riktig rådgivning tidlig. Det gjelder særlig hvis valget får følger for eierskap, skatt, ansatte eller senere konflikter.

Relaterte guider

• Hva gjør styret når beslutningsgrunnlaget er for svakt?
• Styreevaluering: hvordan gjøre den enkel og nyttig?
• Styrets oppfølging av leverandøravhengighet og konsentrasjonsrisiko

Offentlige kilder og videre lesning

• Brønnøysundregistrene om aksjeselskap
• Brønnøysundregistrene om reelle rettighetshavere i aksjeselskap
• Altinns dokumentmaler