Kort svar

Ekstraordinært styremøte bør innkalles når tempo og risiko er høyere enn det ordinære møteløpet tåler.

Start med å få kontroll på hvilke situasjoner som utløser behovet, hvem som må involveres raskt og hvordan møtet forberedes og dokumenteres, slik at ansvar, frister og dokumentasjon henger sammen.

Når dette ofte blir aktuelt

  • når dere skal gjennomføre et løp som berører hvilke situasjoner som utløser behovet
  • når ansvar, varsling eller frister rundt hvem som må involveres raskt må avklares
  • når dere trenger et ryddig spor for hvordan møtet forberedes og dokumenteres

Det bedriften bør avklare først

SpørsmålHvorfor det betyr noe
Hvilke situasjoner som utløser behovetavgjør hva som må skje først
Hvem som må involveres rasktsier noe om hvem som må involveres og varsles
Hvordan møtet forberedes og dokumenteresreduserer risikoen for hull i dokumentasjonen

Praktisk framgangsmåte

  1. Lag en enkel plan med ansvar, frister og tydelige beslutningspunkter.
  2. Samle faktagrunnlag og dokumenter knyttet til hvilke situasjoner som utløser behovet.
  3. Avklar hvilke steg, varsler eller innsendelser som følger av hvem som må involveres raskt.
  4. Kontroller at sluttresultatet også dekker hvordan møtet forberedes og dokumenteres.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

  • styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
  • registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
  • styreprotokoller, saksunderlag og rapporteringspakker
  • budsjetter, likviditetsoversikter og avviksrapporter

Vanlige feil

  • ansvar for framdrift, varsling og signering er uklart
  • styret får rapporter, men ber ikke om det som mangler
  • ansvar glir mellom eiere, styre og ledelse uten at det sies tydelig

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når beslutningen kan påvirke kreditorer, ansatte, eiere eller personlig ansvar, bør styret sikre seg et tydelig faktagrunnlag og riktig rådgivning tidlig. Det gjelder særlig hvis flere roller, formelle vedtak eller myndighetsmeldinger må koordineres samtidig.

Relaterte guider

Offentlige kilder og videre lesning