Når bør styret innkalle ekstraordinært?

Kort svar

Ekstraordinært styremøte bør innkalles når tempo og risiko er høyere enn det ordinære møteløpet tåler.

Start med å få kontroll på hvilke situasjoner som utløser behovet, hvem som må involveres raskt og hvordan møtet forberedes og dokumenteres, slik at ansvar, frister og dokumentasjon henger sammen.

Når dette ofte blir aktuelt

• når dere skal gjennomføre et løp som berører hvilke situasjoner som utløser behovet
• når ansvar, varsling eller frister rundt hvem som må involveres raskt må avklares
• når dere trenger et ryddig spor for hvordan møtet forberedes og dokumenteres

Det bedriften bør avklare først

Praktisk framgangsmåte

1. Lag en enkel plan med ansvar, frister og tydelige beslutningspunkter.
2. Samle faktagrunnlag og dokumenter knyttet til hvilke situasjoner som utløser behovet.
3. Avklar hvilke steg, varsler eller innsendelser som følger av hvem som må involveres raskt.
4. Kontroller at sluttresultatet også dekker hvordan møtet forberedes og dokumenteres.

Dokumentasjon som ofte avgjør

Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:

• styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
• registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
• styreprotokoller, saksunderlag og rapporteringspakker
• budsjetter, likviditetsoversikter og avviksrapporter

Vanlige feil

• ansvar for framdrift, varsling og signering er uklart
• styret får rapporter, men ber ikke om det som mangler
• ansvar glir mellom eiere, styre og ledelse uten at det sies tydelig

Slik bruker dere guiden i praksis

For en bedrift er ikke målet å lese seg opp på når bør styret innkalle ekstraordinært? i seg selv. Målet er å avklare hva som må besluttes, hvem som eier oppfølgingen, og hvilke dokumenter som bør tåle en senere kontroll, tvist eller intern gjennomgang.

Bruk derfor guiden som en arbeidsliste: start med grunnlag, vurdering, beslutning og oppfølging, og fordel deretter oppgavene mellom styreleder, daglig leder og styremedlemmene som trenger et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Da blir vurderingen mer konkret enn en generell regelavklaring, og dere reduserer risikoen for svakt beslutningsgrunnlag, uklare protokoller og manglende oppfølging av risiko.

Spørsmål som gir bedre avklaring

• Hvilket beslutningsgrunnlag trenger styret før saken kan behandles?
• Hvilke alternativer, risikoer og økonomiske konsekvenser bør fremgå tydelig?
• Hva skal protokollen vise om vurderingen, uenighet og videre oppfølging?
• Hvem eier tiltakene etter styremøtet, og når skal styret få ny status?
• Er saken så vesentlig at eiere, revisor eller ekstern rådgiver bør involveres?

Et godt beslutningsgrunnlag bør vise

Denne typen oversikt gjør det enklere å prioritere riktig nivå på arbeidet. Den hjelper også bedriften å skille mellom det som kan løses med bedre intern rutine, det som bør avklares med motpart eller leverandør, og det som bør vurderes før dere tar neste formelle steg.

Når bør dere hente konkret hjelp?

Når beslutningen kan påvirke kreditorer, ansatte, eiere eller personlig ansvar, bør styret sikre seg et tydelig faktagrunnlag og riktig rådgivning tidlig. Det gjelder særlig hvis flere roller, formelle vedtak eller myndighetsmeldinger må koordineres samtidig.

Relaterte guider

• Hva gjør styret når beslutningsgrunnlaget er for svakt?
• Eierrepresentanter i styret: hvordan håndtere rolleblanding?
• Habilitet og interessekonflikter i styret

Offentlige kilder og videre lesning

• Brønnøysundregistrene om aksjeselskap
• Brønnøysundregistrene om reelle rettighetshavere i aksjeselskap
• Altinns dokumentmaler