Kort svar
Styret må løpende vurdere om egenkapital og likviditet er forsvarlig, ikke bare når banken blir urolig.
Start med å kontrollere om dagens praksis faktisk dekker hvordan virksomhetens økonomi faktisk ser ut, hvilke tiltak som finnes hvis bildet svekkes og hvordan vurderingene dokumenteres.
Når dette ofte blir aktuelt
- når virksomheten må avklare hvordan virksomhetens økonomi faktisk ser ut
- når dere er usikre på om dagens praksis dekker hvilke tiltak som finnes hvis bildet svekkes
- når ledelse eller styre trenger kontroll på hvordan vurderingene dokumenteres
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvordan virksomhetens økonomi faktisk ser ut | viser om plikt eller risiko faktisk er utløst |
| Hvilke tiltak som finnes hvis bildet svekkes | peker på hvilke tiltak som haster mest |
| Hvordan vurderingene dokumenteres | gjør det lettere å forklare og dokumentere vurderingen |
Praktisk framgangsmåte
- Beskriv dagens praksis konkret før dere vurderer nye tiltak.
- Test om grunnlag, rutiner og dokumentasjon dekker hvordan virksomhetens økonomi faktisk ser ut.
- Lukk de største hullene først rundt hvilke tiltak som finnes hvis bildet svekkes.
- Sørg for løpende oppfølging og dokumentasjon av hvordan vurderingene dokumenteres.
Dokumentasjon som ofte avgjør
Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:
- styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
- registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
- styreprotokoller, saksunderlag og rapporteringspakker
- budsjetter, likviditetsoversikter og avviksrapporter
Vanlige feil
- dagens praksis blir tatt for gitt uten at den testes mot faktiske krav og forhold
- styret får rapporter, men ber ikke om det som mangler
- ansvar glir mellom eiere, styre og ledelse uten at det sies tydelig
Når bør dere hente konkret hjelp?
Når beslutningen kan påvirke kreditorer, ansatte, eiere eller personlig ansvar, bør styret sikre seg et tydelig faktagrunnlag og riktig rådgivning tidlig. Det gjelder særlig hvis dere kan bli møtt med tilsyn, krav om innsyn, økonomisk tap eller personlig ansvar.
Relaterte guider
- Styrets oppfølging av likviditetsprognoser: hva bør rapporteres?
- Styrets oppfølging av leverandøravhengighet og konsentrasjonsrisiko
- Styrets ansvar ved personvern- og sikkerhetsbrudd