Kort svar
Lån til aksjonærer og nærstående er et område der styret bør være særlig varsomt.
Start med å kontrollere om dagens praksis faktisk dekker om transaksjonen i det hele tatt kan gjennomføres, hvilke vilkår og vurderinger som kreves og hvordan saken dokumenteres og godkjennes.
Når dette ofte blir aktuelt
- når virksomheten må avklare om transaksjonen i det hele tatt kan gjennomføres
- når dere er usikre på om dagens praksis dekker hvilke vilkår og vurderinger som kreves
- når ledelse eller styre trenger kontroll på hvordan saken dokumenteres og godkjennes
Det bedriften bør avklare først
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Om transaksjonen i det hele tatt kan gjennomføres | viser om plikt eller risiko faktisk er utløst |
| Hvilke vilkår og vurderinger som kreves | peker på hvilke tiltak som haster mest |
| Hvordan saken dokumenteres og godkjennes | gjør det lettere å forklare og dokumentere vurderingen |
Praktisk framgangsmåte
- Beskriv dagens praksis konkret før dere vurderer nye tiltak.
- Test om grunnlag, rutiner og dokumentasjon dekker om transaksjonen i det hele tatt kan gjennomføres.
- Lukk de største hullene først rundt hvilke vilkår og vurderinger som kreves.
- Sørg for løpende oppfølging og dokumentasjon av hvordan saken dokumenteres og godkjennes.
Dokumentasjon som ofte avgjør
Det som faktisk er dokumentert underveis, betyr ofte mer enn hva bedriften mente å gjøre. Samle derfor:
- styre- eller generalforsamlingsprotokoller og saksunderlag
- registrerte roller, fullmakter og vedtektsutskrifter
- styreprotokoller, saksunderlag og rapporteringspakker
- budsjetter, likviditetsoversikter og avviksrapporter
Vanlige feil
- dagens praksis blir tatt for gitt uten at den testes mot faktiske krav og forhold
- styret får rapporter, men ber ikke om det som mangler
- ansvar glir mellom eiere, styre og ledelse uten at det sies tydelig
Når bør dere hente konkret hjelp?
Når beslutningen kan påvirke kreditorer, ansatte, eiere eller personlig ansvar, bør styret sikre seg et tydelig faktagrunnlag og riktig rådgivning tidlig. Det gjelder særlig hvis dere kan bli møtt med tilsyn, krav om innsyn, økonomisk tap eller personlig ansvar.
Relaterte guider
- Styrets rolle ved låneopptak, garantier og sikkerhetsstillelse
- Styrets oppfølging av leverandøravhengighet og konsentrasjonsrisiko
- Styrets ansvar ved personvern- og sikkerhetsbrudd