Finn svaret du trenger
E-postmal for å bestride en faktura
Tilpass teksten til det dere faktisk kan dokumentere. Bytt ut feltene i hakeparenteser; ikke send malen uendret.
Emne: Innsigelse mot faktura [nummer] – [bedriftens navn]
Vi viser til faktura [nummer], datert [dato], på totalt [beløp] kroner.
Vi bestrider [hele fakturaen / følgende fakturalinjer og beløp: …]. Begrunnelsen er [konkret avvik mellom fakturaen og det dere mener er avtalt eller levert].
Vi viser til [tilbud, bestilling, avtale eller annen dokumentasjon] datert [dato]. Relevant underlag følger vedlagt.
Vi ber om [spesifikasjon, korrigert faktura, kreditnota eller en redegjørelse for grunnlaget]. Bekreft at dere har mottatt innsigelsen, og oppgi hvem som følger opp saken.
[Hvis aktuelt: Den delen av fakturaen vi ikke bestrider, er … kroner. Vi ber om at den videre avklaringen holdes tydelig atskilt fra denne delen.]
Med vennlig hilsen [navn, rolle og bedrift]
Malen skiller beløp og begrunnelse, men avgjør ikke om innsigelsen er riktig. Ikke lov en betaling, erkjenn en gjeld eller beskriv en avtale dere ikke har avklart internt. Hvis dere mangler nødvendig underlag, si konkret hva dere ber om og hvorfor det trengs.
Et eksempel: dere bestrider 6 000 av 24 000 kroner
Et tenkt konsulentoppdrag er avtalt til 18 000 kroner. Fakturaen er på 24 000 kroner, hvor 6 000 er en egen linje for tilleggsarbeid. Bedriften finner ingen bestilling som forklarer tillegget, men er ikke uenig i den opprinnelige leveransen.
Et presist svar kan være:
Vi bestrider fakturalinjen «tilleggsarbeid» på 6 000 kroner. Tilbudet av 4. september beskriver en fastpris på 18 000 kroner. Vi finner ikke en bestilling eller godkjenning av tilleggsarbeidet. Send oss grunnlaget for tillegget, eller korriger fakturaen dersom linjen er feil. Den opprinnelige leveransen på 18 000 kroner er ikke omtvistet.
Da kan mottakeren undersøke én bestemt forskjell. Svaret «fakturaen er feil» gir ingen tilsvarende avgrensning.
Hvordan en uomtvistet del skal betales, og om dere har grunnlag for å holde tilbake noe, må vurderes ut fra avtalen og saken. En vilkårlig delbetaling løser ikke resten av tvisten. Oppgi uansett tydelig hvilket beløp og hvilken faktura en eventuell betaling gjelder.
Hva kan være grunnlag for å bestride en faktura?
| Det dere reagerer på | Opplysninger som gjør innsigelsen konkret |
|---|---|
| Pris eller antall avviker fra bestillingen | Fakturalinje, avtalt pris eller mengde og dokumentet som viser avtalen |
| Dere er fakturert to ganger | Begge fakturanumrene og hva som viser at de gjelder samme leveranse |
| En del av leveransen mangler | Hva som ble bestilt, hva som er mottatt og når mangelen ble oppdaget |
| Tilleggsarbeid er ikke avklart | Bestilling, endringsordre og hvem som eventuelt godkjente arbeidet |
| Fakturaen gjelder en annen virksomhet | Hvem som står som avtalepart og hvilke mottakeropplysninger som er feil |
En bestridelse gjelder om eller hvor mye dere skylder. En reklamasjon gjelder en mangel ved leveransen og kan ha egne krav til tidspunkt og innhold. Samme e-post kan berøre begge deler, men kontroller at dere faktisk har forklart mangelen og ønsket løsning – ikke bare merket fakturaen som uenig.
Dårlig likviditet er et annet spørsmål. Hvis fakturaen er riktig, men dere trenger mer tid til å betale, be om en betalingsavtale fremfor å finne på en innsigelse.
Hvem skal få e-posten, og når bør den sendes?
Send til en adresse leverandøren bruker for fakturaspørsmål, og inkluder den som kjenner avtalen når det hjelper. Be om mottaksbekreftelse. Følg også eventuelle avtalte fremgangsmåter for reklamasjon og kommunikasjon.
Reager så snart dere oppdager problemet, gjerne før forfall. Det finnes ikke én frist i en generell e-postmal som passer alle avtaler og mangler. Ikke vent på en purring dersom dere allerede vet hva dere er uenige i.
Lagre utsendt e-post, vedlegg og svar sammen med originalfakturaen. En intern kommentar i regnskapssystemet forteller ikke leverandøren at dere bestrider kravet. En telefonsamtale bør følges opp skriftlig med hva dere faktisk sa og avtalte.
Hva hvis fakturaen allerede er sendt til inkasso?
Send innsigelsen til inkassoforetaket med saksnummer. Legg ved det tidligere svaret til leverandøren og dokumentasjonen som forklarer uenigheten. Be om en skriftlig vurdering av innsigelsen.
Finanstilsynet forklarer at en innsigelse som ikke er åpenbart grunnløs, gjør kravet omtvistet. Et omtvistet krav skal ikke drives inn ved ordinær inkasso. Det betyr ikke at hovedkravet slettes: partene kan forsøke å bli enige, eller saken kan måtte avgjøres rettslig. Se Finanstilsynets veiledning om feil og omtvistede krav.
En e-post til leverandøren erstatter ikke et tilsvar til forliksrådet eller svar på et rettslig brev. Får dere slike dokumenter, følg fristen og fremgangsmåten som står i brevet. Politiets informasjon om forliksrådet beskriver prosessen.
Må bedriften betale renter mens fakturaen er bestridt?
Ikke legg til grunn at ordet «bestridt» automatisk stopper alle renter eller kostnader. Det avgjørende er blant annet om kravet er riktig, hva som er forfalt og hvordan saken løses. Hvis leverandøren fastholder kravet, be om en spesifisert oversikt og vurder beløpene før dere inngår et oppgjør.
Hold leverandørdialogen og regnskapsoppfølgingen samlet
Én person bør eie dialogen, men økonomiansvarlig må kjenne statusen. Noter hva dere bestrider, hva som er avklart og neste oppfølgingsdato. Hvis leverandøren utsteder en kreditnota, må den kunne kobles til fakturaen og den videre behandlingen.
Ikke slett originalfaktura eller vedlegg for å få oversikten til å se enklere ut. Bruk guiden om dokumentasjon ved fakturatvist til å samle underlaget. Aiak kan hjelpe med regnskapsoppgaver og dokumentasjonsflyt når dette skal følges opp i bedriften.